Oftmals ist Unternehmen nicht bekannt, wann welche Fristen für den AI Act tatsächlich greifen, für wen sie gelten und wie das Ganze eigentlich umgesetzt werden soll.

De Facto ist der AI Act und seine Historie ein Sachverhalt, der komplex ist. Um zu erfassen, wie der aktuelle Sachstand derzeit ist und was genau für wen zu tun ist, wird entweder viel Zeit oder Expertenwissen benötigt.

TerraMind Group stellt zentrale Aspekte vor, die – insbesondere in so genannten KI-Suchen – oftmals nicht eindeutig und „gradlinig“ dargestellt werden. Wir starten mit dem Wichtigsten:

Was Geschäftsführer jetzt angehen sollten: Privat-Haftungs-Stopp bei KI sicherstellen

KI VO Frist: ab 02. August 2026 führt zu Privathaftung und Fürsorgepflicht

Aktuell nutzen in Deutschland durchschnittlich nur ca 30% der Unternehmen Anwendungen, die die so genannte Künstliche Intelligenz beinhalten. Sie alle müssen die Vorgaben des EU AI Acts erfüllen. Die Frist hierfür läuft ab: Am 2. August 2026 ist es soweit und die EU-Regeln gelten ab dann für alle Unternehmen, die KI im Unternehmen nutzen.

Vielen Geschäftsführenden ist nicht bewusst, dass der AI Act sowohl in die Privat-Haftung greift als auch Bestandteil der Fürsorgepflicht ist. Wer die Vorgaben der KI-Verordnung umgesetzt hat, kann jedoch einen Haken an diese Anforderung setzen.

Erfahren Sie von uns, was Sache ist und was Sie tun können

Nach wie vor haben zahlreiche Betriebe nicht mit der Umsetzung der KI Verordnung gestartet. Unter vier Augen sagen viele Geschäftsführende ganz offen: „Schon wieder so eine Vorgabe. Wir haben einfach keine Zeit dafür und auch kein Personal.“ Sie fühlen sich gegängelt von zunehmenden Anforderungen seitens der EU.

Das führt in einigen Fällen dazu, dass die Umsetzung „geschoben“ oder aber im hektischen Arbeitsalltag vergessen wird.
Geschäftsführende tun jedoch gut daran, sich mit der Implementierung schon jetzt – vor dem Start der Sommerferien – zu befassen.

Drei Gründe dafür nennen wir im Folgenden:
1) Privathaftung: Bedingt durch entweder Produkthaftungsgesetze oder aber (viel eher der Fall) nach dem BGB z.B. bei Beschwerden, Klagen oder ähnlich gelagerten Aspekten greift die Privathaftung, falls der AI Act nicht umgesetzt wurde.

2) Fürsorgepflicht: Der AI Act gehört zu den Sorgfaltspflichten der Geschäftsführung. Mitarbeitende sind z. B. über die Risiken und über die Pflichten bei der Nutzung von Künstlicher Intelligenz zu informieren und aufzuklären.

3) Umsetzung vor Fristablauf: Die Umsetzung benötigt ausreichend Zeit und umfassendes Know-how. Pflicht sind laut AI Act allenfalls nicht nur die Erstellung einer Risikoananalyse und einer Policy (was grob bedeutet: Prozessabläufe schriftlich fixiert), sondern damit verbunden insbesondere auch die Schulung von Mitarbeitenden.

Vor allem gilt dies, wenn Tools genutzt werden, die in den „Risiko“-Bereich fallen. Darunter gehören z. B. HR Tools für Bewerbungen oder z.B. Tools zur Auswertung von Kundenperformance-Daten und darauf aufbauende Entscheidungen.

Die Frist hierfür ist der 2. August 2026. Dann gelten nicht nur für die Unternehmen, die (Hochrisiko) AI zur Verfügung stellen (also im weitesten Sinne, diese AI Tools „herstellen“ – zB Open Ai, Microsoft, IBM etc.) sondern auch für diejenigen Unternehmen, die diese „Maschinen“ und Technologien im Unternehmen nutzen (d.h. im „Sprech“ des AI Act, der KI Verordnung so genannte Betreiber sind).

Was kann passieren, wenn Sie nicht AI Act compliant sind

Compliant heisst: Erfüllung der Pflicht ist erledigt. Falls Sie sich den Vorgaben nicht fügen, z. B. keine Policy erstellt haben und die Mitarbeitenden nicht schulen, obwohl Sie die Technologie nutzen), sind sie also nicht compliant. Mögliche Folgen:

1. Abmahngefahr
2. Klagen / Schadensersatz (gesetzlich gilt die Umkehrbeweislast – Unternehmen bzw. die Geschäftsführenden müssen nachweisen können, dass Sie alle Vorgaben erfüllen – nur auf diese Weise können Sie sicher stellen, dass Sie aus der (Privat-)Haftung sind.
3. Anfragen seitens Behörden (achten Sie auch auf Fake Anfragen, stelle Sie also sicher, dass die echte und passende Behörde tatsächlich anfragt)*
4. Nicht Einhaltung führt laut offiziellen Stellen darüber hinaus zu hohen Strafen (die jedoch für kleine und mittlere Unternehmen in „angemessenem“ Rahmen zu vergeben sind).

*Es besteht die so genannte Auskunftspflicht für Unternehmen. Das bedeutet: Falls eine zuständige Behörde anfragt und Sie um Rückmeldung bittet, sind Sie verpflichtet darauf innerhalb von 14 Tages zu reagieren.

Soweit nun also die Faktenlage. Und hier liegt auch für Geschäftsführende die Krux. Nüchtern betrachtet: macht es Sinn, das Thema vom Tisch zu räumen und zu erledigen.

Was ist zu tun? Wie kann das Thema ad acta gelegt werden?

Grundsätzlich gilt: Um die KI VO zu erfüllen, sollten Sie handlungsfähig sein. Dies wiederum bedeutet: Es gilt, Unterlagen fertig zu stellen, Prozesse zu etablieren und auskunftsfähig zu sein. Es gibt zahlreiche Angebote, aktiv zu werden. Zahlreiche sind wiederum KI gesteuert. Ob diese dann zuverlässig sind und alles umfassen, kann nur durch Prüfung beurteilt werden.

Weitere Angebote werden von Beratern und Beratungsunternehmen angeboten. Meistens jedoch sind mit den Angeboten jedoch hohe Kosten verbunden oder auf Dauer kostspielige Abonnements, bei deren Kündigung Sie oftmals quasi wieder von vorne anfangen müssen.

Warum Abos prinzipiell Sinn machen
Letztlich bieten die Abos den Unternehmen fortlaufende Aktualisierungen. Was notwendig sein kann, aus unterschiedlichen Gründen (Beispiele nachfolgend).

1) Der AI Act sieht eine fortlaufende überwachung und Aktualisierung vor

2) AI Technologien, insbesondere Software, die Sie nutzen, führen manchmal ein „Eigenleben“: AI Funktionalitäten werden, manchmal leider ohne Ihr aktives Zutun oder gar ohne Ihr Wissen, dazu geschaltet.

3) Alternativ entscheiden Unternehmen, ein neues oder weiteres Tool zu nutzen, den Anbieter zu wechseln, oder neue Funtkionalität zu nutzen etc etc.

Ein regelmäßiger Check macht also nicht nur Sinn, sondern ist notwendig. Dennoch gilt es, „die Kirche im Dorf“ zu lassen, d.h. die Kosten nicht unnötig ins Unendliche zu treiben. Dies gelingt, in dem Sie Kosten und Anbieter umfassend vergleichen oder aber: intern jemanden bestimmen, der Ihr „KI-Beauftragter“ wird und die Umsetzung und fortlaufende Checks übernimmt.

Wie TerraMind Sie unterstützt

Wir bieten Unternehmen die vollständige Umsetzung mit unserem erprobten Fast-Lane-Prozess. Dabei profitieren Sie sowohl von unserem KMU-freundlichen Fixpreis, erhalten das gesamte KI-Readiness-System als digitales Paket (Risikoeinschätzung, Policy ) und haben zeitgleich den weiteren Vorteil, dass Ihr Tagesgeschäft weitergeht. Darüber hinaus beinhaltet unser Readiness Paket ein Team-Training, mit dem Sie auch intern handlungsfähig sind. Bei Bedarf können Sie optional einen jährlichen Check Up und ein Update dazu buchen.

Aktuell bieten wir Agenturen (Marketing, PR, Website etc.) ein besonders attraktives Angebot. Hier finden Sie weitere Informationen

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